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电厂建设的辅机招投招标在实践中应采取的对策

作者:佚名    发布于:2017-05-17    来源:中国电力资讯网
大型电厂辅机设备公开招标项目有以下特点:采购金额较大,招标周期紧迫,辅机设备分类多,批次及每批的分包多,投标人多,因此招投标难度较大,招标代理需要设计严谨的招标方案,编制高质量招标文件,精心组织开标、评标工作,采取持续性改进措施,提供高效优质的服务;投标人应注重招标方发布的信息、仔细阅读并研究招标文件的内容以及其澄清文件,按要求做好澄清答疑的工作,在招投标双方的共同配合下,才能使招标顺利完成,才能实现时间的节约、资金的节约、劳动的节约,最终实现资源的优化配置。
前言

广东电厂建设由于受国家宏观调整政策影响,搁置了近十年,但近十年的经济保持快速的增长态势,电力需求也同步快速增长,近年来还出现了“电荒”,据有关资料显示[1],南方电网是全国缺电最严重的地区之一,2004年电力缺口达到500万千瓦,2005年最大电力缺口达到940万千瓦,占全国电力缺口的1/4强。紧张的供电形势为广东电力企业提供了快速发展的外部条件,电力企业积极推行电源扩张战略[2],加快了电厂投资建设,为有力缓解广东电力供应的紧张局面,提升广东省竞争力,率先实现现代化打下了坚实的基础。

广东省机电设备招标公司近两年接受用户的委托,分别对广东惠州液化天然气电厂3×390MW燃气-蒸汽联合循环机组工程、深圳前湾燃机电厂3×390MW燃气-蒸汽联合循环机组工程、广州珠江电厂2×390MW燃气-蒸汽联合循环机组工程等电厂工程的辅机设备和相关服务进行国内公开招标采购。

  • 电厂辅机招标项目难点

难点之一:金额较大,关注度高:对于电厂工程的建设,由于要提高电源效率、实现规模效益,所以采取扩大装机容量,加快发展大容量、高参数、高效率的机组,因而投资相对都比较巨大。比如,对于某电厂3×390MW燃气-蒸汽联合循环机组的建设,用户委托我司进行辅机设备招标采购的金额累计约5亿元人民币。金额大,各部门、各参与方对项目的关注程度也高,任何一个细节目出差错,都会对项目造成不良影响。

难点之二:时间紧迫:如前所述,广东电力需求的快速增长导致电厂的建设尽可能加快步伐、缩短建设工期;对于某些气电项目,由于我国政府与澳大利亚是以 “照付不议”形式签订的液化天然气供气合同,若推迟运营,将给国家造成重大损失。因此这些气电项目只能按“超常”速度加快建设,建设工期比国家的定额工期压缩20-30%。用户在委托我公司代理招标之时,均要求每批设备招标要在国家法律允许的最短时间内完成。

难点之三:设备种类繁多、分批次多,分包多:相对于普通的招标采购项目,电厂项目需要招标采购的设备种类繁多,分类较细,涉及到机务、电气、热控、土建、水工、化水、暖通等等领域,因此分包较多;同时国内外生产、代理电厂设备的企业很多,所以投标人数很多。以广东惠州液化天然气电厂为例,目前共完成11批辅机设备招标采购,各批累计约有100个包,共收到约550份投标文件。

难点之四:招标延续时间长:为了配合项电厂建设的进度,同时也为了提高资金的使用效率,电厂所需要的大批设备不可能一次全部订购,而是根据安装顺序分批招标采购。同样以广东惠州液化天然气电厂为例,从2004年4月第一批辅机设备开始招标,至2005年底才基本完成全部辅机设备的招标,历时一年多。即使这样,各批子项的间隔周期也不长,往往是刚完成一批,还没来得及喘口气,下一批又开始了。项目工作组要长期处于紧张状态。

难点之五:开标、评标组织工作量大:因为每批的设备招标项目均分了很多包,每包的投标人也挺多,所以每批辅机招标项目开标时接受的投标文件较多;评标时专家分为技术和商务两个组,技术组还要根据招标设备的类型分为不同的专业组,评委人数较多,因而开标、评标的组织工作大,难度大。

  • 招投招标方应采取的对策

1. 遵照国家法律法规,招标程序要严谨

由于电厂建设项目投资较大,对于用户而言,除了希望能够达到节约资金的目的外,同时希望整个招标过程按法律法规进行,避免出现投诉以及由此带来的负面影响。招标代理机构要发挥自己熟悉相关法规的特长,保证工作程序的严谨性。比如在某次开标大会上,当主持人按项目规定时间宣布投标截止后,有一位迟到了几分钟的投标人以交通堵塞作为“不可抗力”理由,要求我司接受其投标文件,并以保证不中标为前提成功说服其他投标人和业主同意其投标。我司坚决拒绝了该投标人的要求,并耐心地向其说明原因:首先,招标公司接受迟到的标是违法的;其次,如果接受了该迟到标,即使投标人声明可以不中标,进入评标程序后,也由不得投标人或任何人说了算,评委会评出谁中标就是谁中标。拒绝接受该迟到标避免了以后工作的隐患。

招标文件的编写、评标办法的制订,评标程序以及对招标过程中出现问题的处理都必须符合法律法规的规定,有时投诉往往发生在一些小细节上。我司在评标办法制订、开标、评标和评标报告的审查环节都请用户、用户主管部门和我司的纪检人员全程参与,保证招评标工作在没有干扰的环境下进行,保证了招标结果的公平、公正、客观、科学。

2.编写高质量的招标文件

招标文件是整个招投标工作的基础,既要客观、准确反映出用户的需求,又要最大化促进投标竞争,招标文件是投标人投标的依据,也是评委会评标的依据。高质量的招标文件便于潜在投标人充分清楚地理解招标要求,对他们制作投标文件以及今后的评标工作均带来很大的方便。因此需要重视招标文件的编写,要不断加强和用户的沟通,参加了招标文件技术部分的审查会,及时了解用户对项目的要求,力求将用户的需求进行量化、在招标文件中具体详实反映出来。

特别需要提出的是,招标文件各部分要相互呼应,而不能相互独立。举以下几个例子说明:招标文件的商务部分应与技术部分的相关内容要前后一致,如果不一致,则必须注明以哪一部分为准;投标人须知中投标人资格要求必须与投标文件格式中资格审查文件相对应,比如允许贸易代理商投标,则文件中应列明贸易公司作为代理的资格声明、制造商的授权书格式文件;投标人须知中要求投标人报出设备的分项价、备品备件价、专用工具价、技术服务费,那么在表格格式部分就应该附分项价一览表、备品备件价一览表、专用工具价一览表、技术服务费一览表,并在表格中列明细项,这样才能按统一的供货范围进行价格对比;如果招标设备为非标准设备,预计各投标人的分项设备清单有较大差异,那么还应该在表格中作相应的调整,或者提供备选方案报价清单以及“推荐的备品备件清单”等让投标人填写;如果招标设备允许分批交货,就应该考虑付款方式条款随之变化的问题,付款比例还应该考虑采购合同的金额,大型设备应该增加“进度付款”等等。

3.有序组织开标工作

由于项目分包较多,每包的投标人也较多,所以如果事先没有对开标工作进行充分准备,开标会议将处于无序的混乱状态,易于出错,较大程度上降低了开标效率,而开标时间过长,会让主持开标的工作人员疲惫不堪,投标人也会产生不耐烦的情绪,交头接耳,甚至频繁进出开标现场。因此必须有一个详细周全的开标工作计划。

计划应重点放在三个方面:一是制作大型项目开、评标的设备和文件清单,在临近开标时把这些物品准备齐全。二是设计项目工作人员的开标流程图,对各自的工作进行详细的分工,科学统筹安排工作。三

是开标会议的主持人在开标大会开始时,应该把会议的议程以及评标答疑的时间安排告知投标人,让投标人明白自己开标大会上以及随后评标过程中自己需要配合的工作及注意事项。由于有了充分的准备,开标过程变得相对轻松,工作人员只要完成流程图中属于自己的任务即可,而投标人因了解了开标议程,也会有序配合开标工作,所以开标大会能够高效而顺利地进行。以惠州电厂项目的第二批辅机设备为例,投标人数达到80多家,开标会议在3个小时内全部结束。

4. 充分准备评标工作

评标的组织,则体现了招标机构的组织、协调能力。在评标过程中,需要在短时间内将几十甚至上百份投标文件按技术和商务分发至各个评标小组,统筹安排评委工作,协助商务组评委查阅各投标人的商务文件,进行澄清答疑、统计计算,协助编写评标报告„„由于项目的特殊性,投标人数众多,评委按专业分三到五个小组,相对一般招标项目来说人数也较多,这些因素使得组织工作难度较大,评标工作量大,为了能尽早缩短评标周期,同样有序组织、合理安排。

首先,评标时需要把项目情况简要介绍给评委会,并且把初步时间计划及其他安排告知评委会,尽量保持所有评标人员工作的一致性。其次,在强调工作组成员个人专业能力的同时,要求大家发扬团队精神,精细分工,兢兢业业,确保高效优质为评委会提供协助服务。再次,由于项目的特点需要技术组和商务组分别对各投标文件进行评审,所以保证技术评分表格和商务评分表格中各投标人名称的一致性,使得对各投标人得分的统计工作准确快速完成。同时借助Excel文件的各项功能,运用各种函数来设计评审表格,通过链接进行自动计算处理,不但结果精确,而且大大减轻了工作人员的负担,有效减少了评标周期。

5. 采取持续改进的工作方式

为了追求更加高效优质的服务,就必须在工作中不断总结经验教训,认真分析可能出现的问题,及时采取有效措施进行改进。不断地对开标、评标工作的流程进行优化,更加注重细节的改进,选取更佳的方案。由于工作小组培养了这种良好的工作习惯,坚持互相学习和汲取经验,为工作的顺利进展提供了保证。

  • 投标方应采取的对策

招标项目要获得成功,需要招、投标双方的配合,对于电厂辅机设备的招标,这种配合尤其重要。

1.注重招标方发布的信息

大型电厂辅机设备招标由于分包多,招标公告、招标文件澄清公告、标前会通知、延期公告等信息也相应较多,投标人应留意招标方发布的信息。以开标时间和地点安排为例,其重要性勿庸置疑,但总有投标人想当然地以为招标机构的办公地点就是开标地点。或者由于没有考虑到一些细节,如没有事先了解开标场所的周边环境,尤其是交通情况,以至于因为交通阻塞而不能及时参加开标会,犯下“低级”错误,从而失去参与项目的资格。

招标文件澄清公告/通知的重要性更加不需赘述,它往往更清楚、更深层次的表述或解释了招标方的要求。因此投标人应重视招标方发布的所有信息,否则很可能在一开始就先输一步。

2.按招标文件的要求编写投标文件

投标人应认真、仔细地阅读招标文件,领会招标人采购意图。对于这一点,投标人一般都比较重视,反映在投标技术方案的响应性都比较好。在这里要特别提请投标人注意的是投标文件中商务文件的准备和编排。

对于招标文件规定投标人必须提交的投标保证金、资质证书、资信证明、财务报表等资料,投标人应根据招标文件的要求提供和编写,有时需要逐条相应。否则可能导致无法通过商务评审或者减少相应部分的得分。

关于投标文件的编排,投标人应注意,有些项目要求投标文件分册(价格、商务及技术三部分)编排,评标时由技术和商务评标小组按册分别独立进行评审,投标人就不能把文件整合为一册。另外投标人还应按照招标文件的格式编写投标报价表,除非招标文件没有格式要求或声明投标人可以根据自身所提供设备的特点进行报价,否则将没有一个价格对比评审的基准,对评标过程及投标人本身都有不利的影响。投标文件编好之后,投标人还应该按要求进行有效的签名、盖章,以证明其有效性。

3.重视招投标过程中的澄清答疑

招标过程中一般有两次澄清的可能,一次在开标前,针对招标文件的澄清,此时投标人可对招标文件中商务及技术不甚明白之处向招标方提出澄清要求;一次在评标过程中,针对投标文件的澄清,对于这次澄清,投标人应注意分寸,不能借澄清之机对投标文件作实质性更改,否则评委会不能纳用投标人的澄清意见。因评标时间相对较紧,澄清问题往往又对评委了解投标人的文件具有很大作用,为了能够清楚有效地在规定的时间内答复问题,投标人需要在开标后即做好澄清准备工作。澄清对投标人来说是很重要的环节,投标人要十分重视,充分利用。

  • 结论

大型电厂辅机国内公开招标过程中,招标代理机构要与用户进行充分的交流,设计周密严谨的工作计划,编写高质量的招标文件,充分准备开标工作,合理组织评标工作,进行持续的工作改进,提供高效优质的服务,在招投标过程“公平、公正、公开、客观、科学”的前提下,极大地促进投标人之间的竞争,为用户择优选择创造条件;另一方面,投标人应认真、仔细研究招标文件的要求,重视招投标过程中信息发布,按要求编写投标文件,做好澄清准备工作。只有在合理的组织和招投标双方的相互配合下,才能使招标工作顺利完成,才能实现时间的节约、资金的节约、劳动的节约,最终实现资源的优化配置。